Rakennetaan sujuvampia prosesseja
Suurimmassa osassa yrityksiä joku kopioi tietoa järjestelmästä toiseen vähintään viikoittain. Tämä on inhimillistä, mutta pitkällä aikavälillä tehotonta. Automaatio voi auttaa selkeyttämään työnkulkuja ja vapauttamaan operatiivisten päälliköiden aikaa analysointiin mekaanisen naputtelun sijaan.
Automaation tyypillisiä kohteita:
- Raportoinnin automatisointi: Datan hakeminen rajapintojen (API) kautta suoraan BI-työkaluun.
- Excel-tiedostojen yhdistäminen: Eri lähteistä tulevien listojen automaattinen kokoaminen ja vertailu.
- Datan puhdistus: Säännöllisten työnkulkujen rakentaminen virheellisesti syötettyjen muotoilujen (esim. päivämäärät, asiakasnumerot) korjaamiseksi ennen tietokantaan vientiä.
Ihmisen rooli automaatiossa
On tärkeää ymmärtää, että tietojärjestelmät muuttuvat ja yllättäviä poikkeustilanteita tapahtuu. Emme lupaa "välitöntä automaatiota" tai sellaista järjestelmää, joka toimisi vuosia ilman valvontaa. Suunnittelemiimme työnkulkuihin kuuluu aina dokumentointi ja prosessi poikkeamien käsittelyyn. Automaatio edellyttää laadun tarkistamista ihmisen toimesta säännöllisesti.
Jos tieto automaation toimintalogiikasta on vain yhden asiantuntijan päässä, muodostuu yritykseen henkilöriski. Selkeä dokumentointi takaa, että muutosten tekeminen myöhemmin on mahdollista myös muiden toimesta.
Aloitamme kuvaamalla manuaalisen prosessin nykytilan. Selvitämme mistä tieto tulee, mitä sille tehdään ja minne se viedään. Vasta tämän jälkeen valitsemme tekniset työkalut automaation toteutukseen.